8 gouden tips bij het opstellen van een agenda

Ontdek eindelijk de sleutel naar een succesvolle vergadering!

Wat loopt er wel eens fout op jullie vergaderingen?

• We wijken af van het onderwerp
• We weten niet goed wat we moeten bespreken
• Er wordt niet echt iets beslist
• We hebben veel te weinig tijd

Voor al deze vergaderproblemen bestaat er een oplossing: gebruik een vergaderagenda of het teambord! Je vindt hier een blanco sjabloon van een vergaderagenda.

8 gouden tips bij het opstellen van een agenda

1. Maak een haalbare tijdsverdeling zodat je je niet op moet jagen.

Op 5 minuten iets beslissen is te snel. En iets organiseren duurt toch al snel 40 minuten als je het goed wil doen. Uiteraard moet je er op de vergadering ook nog voor zorgen dat de timing bewaakt wordt. Iemand zou de tijd in de gaten kunnen houden. (voor meer informatie over de taakverdeling in een vergadering: klik hier [link naar taakverdeling]

2. Kom je toch niet toe met de afgesproken tijd? Beslis dan samen of jullie toch verder gaan met dit agendapunt (en dus een ander punt laten vallen) of dat jullie het een andere keer verder gaan bespreken.

3. Denk op voorhand al eens na over de agendapunten.

Wat wil je precies bereiken per agendapunt: wil je gewoon wat brainstormen? Of moet er al een beslissing genomen worden?

4. Bedenk bij elk agendapunt de vragen die je wil bespreken.

Denk zo concreet mogelijk! Heb je tegen het einde van het agendapunt een antwoord op al die vragen? Dan weet je dat je goed vergaderd hebt!

5. Lees het verslag van de vorige vergadering.

Wie moest wat doen tegen de volgende vergadering? Schrijf deze to do’s op onder de vergaderagenda. In het begin van de volgende vergadering kan je de to do’s overlopen om te controleren of alle taken zijn uitgevoerd

6. Zijn er op de vorige vergaderingen zaken gezegd waar je later aan herinnerd moet worden?

Schrijf ze op in de ‘frigo’ (om binnenkort opnieuw te bekijken) of in de ‘diepvries’ (om pas binnen een paar maanden opnieuw te bekijken. Op die manier zal je niets vergeten!

7. Wie is verantwoordelijk voor welk agendapunt? Wie bereidt het agendapunt voor?

Een vergadering verloopt vlotter als het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welk agendapunt.

8. Zorg dat iedereen op de vergadering kan mee volgen op de agenda.

Schrijf de agenda op het bord (dat is ook milieuvriendelijker dan agenda’s afprinten).

Wil je meer weten over het werken met een teambord?

Hoe kan je efficient werken met een teambord?

Hoe ga je aan de slag?

Kunnen we een voorbeeld downloaden?

Alle antwoorden vind je hier.