8 vergadertips voor de voorzitter

Geen vergadering zonder voorzitter. Een goede voorzitter zorgt voor een vlot verloop, maar dat is niet gemakkelijk. Geen nood! Een vergadering voorzitten kan je leren. Deze tips helpen je om vergaderingen te leiden als een pro!

1. Bereid de vergadering voor

• Een vergaderagenda is al de helft van het werk. Hier lees je hoe je een agenda opstelt. Gebruik gerust het sjabloon van VSK!
• Zoek achtergrondinformatie over de agendapunten waar jij verantwoordelijk voor bent. Staat de organisatie van de jaarlijkse sportdag op de agenda? Zoek dan de evaluatie van de vorige editie op. Vraag ook al eens aan de directie hoeveel geld jullie mogen uitgeven aan de sportdag.

2. Zorg voor een leuke ontvangst

• Een knabbeltje en een drankje zorgen meteen voor een gezellige sfeer. Het is bovendien een manier om mensen te bedanken voor hun aanwezigheid.
• Start met een leuke check-in of een enthousiaste welkom. Kennismakingsspelletjes zijn altijd leuk in het begin van het schooljaar. Of start je vergadering telkens met een energizer.

3. De ideale start

• Denk na over de opstelling van de tafels. De meeste vergaderingen gebeuren in een cirkel of vierkant, zodat iedereen elkaar goed ziet. Sta jij liever recht als voorzitter? Of wil je dat iedereen gemakkelijk het bord ziet? Zet dan de tafels in een U-vorm.
• Overloop in het begin van de vergadering de agenda en de timing. Op die manier is iedereen mee.

4. Leid elk agendapunt in

• Zeg waarom iets op de agenda staat: Wil je de groep informeren (iets meedelen, zonder discussie)? Wil je het onderwerp bespreken (een discussie voeren, argumenten zoeken)? Wil je iets beslissen (een besluit nemen op het eind van de bespreking)?
• Waar komt het onderwerp vandaan? Bijvoorbeeld: ‘De directeur heeft aan de leerlingenraad gevraagd om het examenrooster van de 3e graad te bekijken.’
• Wat is er al gebeurd dat de groep moet weten? Bijvoorbeeld: ‘Mijnheer Declercq en ik hebben al kort eens gekeken naar het examenrooster, en er zijn een aantal dingen die we met jullie nog willen bespreken.’

5. Leid het gesprek

• Zorg dat iedereen aan het woord kan komen. Spreek gerust ook mensen rechtstreeks aan: ‘Wat zou jij nog veranderen aan de examenplanning, Lieselot?’
• Dring je eigen mening niet op. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dit is mijn mening, maar wat denken jullie?’
• Zorg ervoor dat de discussie over het onderwerp gaat. Durf af te blokken als de leerlingen hiervan afwijken. ‘Sorry, maar dat is iets waar wij niets aan kunnen veranderen. Ik stel voor dat je met die opmerking eens naar mevrouw Van Hoof stapt.’
• Vat af en toe samen, zo moedig je de groep aan om nog meer te zeggen. ‘We hebben als minpunten van de examenplanning gezegd dat … Heeft er iemand nog een positief punt, misschien?’ TIP: je kan ook aan de verslagnemer vragen om samen te vatten. Zo weet je meteen of de belangrijkste dingen in het verslag staan.
• Check of je iets goed begrepen hebt. ‘Dus als ik het goed begrijp ben jij geen voorstander van de langere examenduur?’
• Zorg ervoor dat de leerlingen elkaar laten uitspreken. Spreek de leerlingen daar gerust over aan, jij bent tenslotte voorzitter!

6. Je houding als gespreksleider

• Praat luid genoeg en niet te snel.
• Kijk naar de mensen terwijl je praat. Zo merk je snel of ze je begrijpen én wat hun reacties zijn. Boze blikken? Vraag dan: 'Ik zie dat niet iedereen het ermee eens is. Wat vinden jullie niet goed aan het voorstel?'.

7. Rond het agendapunt af

• Vat samen wat er besproken is en wat het besluit is van de bespreking. ‘Dus de dingen die we zeker willen behouden aan het examenrooster zijn… , en wat we graag anders willen is...’
• Moet er iets uitgevoerd worden, zoals toestemming vragen aan de directie of materiaal meebrengen? Verdeel dan meteen de taken! Zo kan dat ook meteen in het verslag.

8. Zorg voor een leuk einde

• Bedank iedereen voor zijn inbreng en aanwezigheid op de vergadering.
• Is er iemand jarig geweest? Happy birthday!
• Nodig iedereen ook zeker uit om er volgende keer terug bij te zijn.
• Eindigen kan je ook met een spelletje, hapje & drankje

Verloopt je vergadering online? Lees hier onze 5 gouden tips!