Wie beheert het geld?

Je koopt worsten en broodjes om hotdogs te verkopen. Met de winst wil je T-shirts voor je team laten maken. Mooi, maar wie beheert het geld?

Voor gevorderden: de vzw

Sommige werkgroepen richten een eigen vzw (vereniging zonder winstoogmerk) op zodat ze zelf een rekening kunnen openen en bijvoorbeeld een fuif organiseren zonder te grote aansprakelijkheidsrisico's. Zo’n vereniging vraagt veel administratie! Als je geen vzw hebt, kan je werkgroep geen eigen bankrekening openen. Als individuele persoon kan je dat wel, maar de kans op misbruik wordt veel groter: wat als die persoon niet meer betrokken is bij de leerlingenraad? Hoe zorg je voor controle? Moet je dan jaarlijks eventuele volmachten veranderen? Wie opent de rekening en wie krijgt er toegang? En als het erop aankomt, is het geld van één persoon.

Voor iedereen: apart in de boekhouding van de school

Een andere mogelijkheid is een rekening op naam van de school of de rekening van de school met een aparte vermelding ‘leerlingenraad’ of ‘leerlingenwerkgroep’ in de boekhouding. Je maakt jullie team zo deel van de schoolorganisatie en je krijgt heel wat meer transparantie. Wel zal je goede afspraken moeten maken over het beheer en het gebruik van het geld.

Enkele tips:

  • Transparantie is heel belangrijk. Hang je boekhouding uit in de school of zorg dat de directie je op elk moment kan controleren. Je hebt niets te verbergen!
  • Maak afspraken over het gebruik van het geld. Spreek bijvoorbeeld een werkingsbudget af waarover je kan beschikken zonder op voorhand toestemming te moeten vragen (je moet het gebruik wel achteraf kunnen verantwoorden). Dat is handig omdat je dan niet voor elke balpen naar de directeur moet lopen. Maar spreek ook af wat je doet met grotere bedragen: bijvoorbeeld vanaf 100 euro is er toestemming van de directie en de werkgroep nodig. Zo kunnen jullie geen zotte dingen doen maar de directeur mag het geld ook niet zonder het medeweten van de werkgroep gebruiken.
  • Denk ook op voorhand samen na waarvoor je de winst wil gebruiken: om materiaal aan te kopen of om een studiereis goedkoper te maken voor alle leerlingen …? Als richtlijn kan je stellen dat het geld ten goede moet komen van de leerlingen.
  • Het beheer van het geld kan je in vele gevallen samen doen (met het secretariaat of met een leerkracht). Zo krijg je een gedeelde verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen. Je houdt zoveel mogelijk kasticketjes bij en geeft ze samen in voor de boekhouding.

Hoe hou je een boekhouding bij?

Een kas beheren (en dus een boekhouding maken) is redelijk eenvoudig, je moet het alleen goed bijhouden. Om je wat op weg te helpen, vind je hier een blanco kasblad dat je kan gebruiken voor je eigen boekhouding.

 

Mag de leerlingenraad eigen centen beheren? 

Mag ik een overschrijving maken? En andere wettelijke weetjes