8 vergadertips voor de voorzitter

Geen vergadering zonder vergaderleider, ook wel voorzitter genoemd. Als voorzitter moet je ervoor zorgen dat de vergadering georganiseerd verloopt. En dat is niet vanzelfsprekend. Geen nood: het is een kunst die jij ook onder de knie kan krijgen. Deze tips helpen je om vergaderingen te leiden als een pro!

1. Bereid de vergadering voor

  • Een vergaderagenda is al de helft van het werk. Hier lees je hoe je een agenda opstelt. Gebruik gerust het sjabloon van VSK!
  • Zoek achtergrondinformatie voor de agendapunten waar jij verantwoordelijk voor bent. Staat bijvoorbeeld de organisatie van de jaarlijkse sportdag op de agenda? Zoek dan de evaluatie van de vorige editie op. En vraag alvast eens aan de directie hoeveel geld jullie mogen uitgeven aan de sportdag.

2. Zorg voor een leuke ontvangst

  • Een knabbeltje en een drankje zorgen meteen voor een gezellige sfeer. Het is bovendien een manier om mensen te bedanken voor hun aanwezigheid.
  • Start met een vrolijk welkomstwoordje. Geen moeilijke taal, maar een leuke aandachtstrekker. Kennismakingsspelletjes zijn altijd leuk in het begin van het schooljaar. Of Google eens op ‘energizer oefening’.

3. De ideale start van een vergadering

  • Denk na over de opstelling van de tafels. De meeste vergaderingen gebeuren in een cirkel of vierkant, zodat iedereen elkaar goed ziet. Sta jij liever recht als voorzitter? Of wil je dat iedereen gemakkelijk het bord ziet? Zet dan de tafels in een U-vorm.
  • Overloop in het begin van de vergadering de agenda en de timing. Op die manier is iedereen mee.

4. Leid elk agendapunt in

  • Zeg bij elk agendapunt waarom dit op de agenda staat: Wil je de groep gewoon INFORMEREN (iets meedelen, zonder discussie)? Wil je het onderwerp BESPREKEN (een discussie voeren, argumenten zoeken)? Wil je ook iets BESLISSEN (een besluit nemen op het eind van de bespreking)? Je hebt waarschijnlijk al door dat dit elk agendapunt net anders zal doen verlopen.
  • Waar komt het onderwerp vandaan? Bijvoorbeeld: ‘De directeur heeft aan de leerlingenraad gevraagd om het examenrooster van de 3e graad te bekijken.’
  • Vertel wat er al gebeurd is met het onderwerp. ‘Mijnheer Declercq en ik hebben al kort eens gekeken naar het examenrooster, en er zijn een aantal dingen die we met jullie nog willen bespreken.’

5. Leid het gesprek tijdens de vergadering

  • Zorg dat iedereen aan het woord kan komen. Spreek gerust ook mensen rechtstreeks aan: ‘Wat zou jij nog veranderen aan de examenplanning, Lieselot?’
  • Probeer je eigen mening niet op te dringen. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dit is mijn mening, maar wat denken jullie?’
  • Probeer ervoor te zorgen dat de discussie over het onderwerp gaat. Durf af te blokken als de leerlingen hiervan afwijken. ‘Sorry, maar dat is iets waar wij niets aan kunnen veranderen. Ik stel voor dat je met die opmerking eens naar mevrouw Van Hoof stapt.’
  • Vat af en toe samen wat er al gezegd is, en moedig de groep zo aan om nog meer te zeggen. Je kan dit zelf doen, of aan de verslagnemer vragen om samen te vatten. Zo weet je meteen of de belangrijkste dingen in het verslag staan. ‘We hebben als minpunten van de examenplanning gezegd dat … Heeft er iemand nog een positief punt, misschien?’
  • Check of je tussenkomsten van de mensen rond de tafel goed begrepen hebt. ‘Dus als ik het goed begrijp ben jij geen voorstander van de langere examenduur?’
  • Zorg ervoor dat de leerlingen elkaar laten uitspreken. Spreek de leerlingen daar gerust over aan, jij bent tenslotte voorzitter!

6. Je houding als gespreksleider

  • Praat luid genoeg, en ook niet te snel.
  • Kijk naar de mensen terwijl je praat. Zo merk je snel of ze je begrijpen. Pluspunt: je kan zo ook al merken hoe de reacties zijn op wat je zegt. Merk je veel gemor of boze blikken? Vraag dan: 'Ik zie dat niet iedereen het ermee eens is. Wat vinden jullie niet goed aan het voorstel?'. Merk je weinig reactie? Vraag dan heel eenvoudig: 'Iemand opmerkingen?'.

7. Rond het agendapunt af

  • Vat samen wat er besproken is en wat het besluit is van de bespreking. ‘Dus de dingen die we zeker willen behouden aan het examenrooster zijn… , en wat we graag anders willen is...’
  • Moet er iets uitgevoerd worden, zoals toestemming vragen aan de directie of materiaal meebrengen? Verdeel dan meteen de taken! Zo kan dat ook meteen in het verslag.

8. Zorg voor een leuk einde van de vergadering

  • Bedank iedereen voor zijn inbreng en aanwezigheid op de vergadering.
  • Is er iemand jarig geweest? Happy birthday!
  • Nodig iedereen ook zeker uit om er volgende keer terug bij te zijn.